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Zoomの待機室機能は、ミーティングへの入室をホストがコントロールできる機能です。無料プランでも利用でき、セキュリティ上のトラブルを防ぐうえで有効な手段のひとつとして知られています。
本記事では、待機室機能の基本的な仕組みから、有効化の手順・参加者の確認方法・メッセージを使った本人確認・通知音の設定まで、PCとスマートフォン別にわかりやすく解説します。Zoomをより安全に活用したい方の参考にしてください。
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Zoomの待機室機能とは
Zoomの待機室機能とは、参加者がミーティングルームに直接入室できないようにし、ホストが入室を個別に許可できる機能です。待機室を有効にすると、参加者はホストが許可するまで専用の待機画面で待機する仕組みになります。
この機能の主な目的は、セキュリティの確保です。Zoomのミーティングは招待リンクを知っていれば誰でも参加できる仕様のため、意図しない第三者が入室してしまうリスクがあります。悪意のある第三者が無断で参加し、会議を妨害する行為は「Zoom Bombing（ズームボミング）」と呼ばれており、問題となることがあります。
待機室機能を有効にすることで、ホストが入室前に参加者を確認し、不審な参加者の入室を防ぎやすくなります。Zoomのすべてのプランで利用でき、PCとスマートフォンの両方から設定が可能です。
待機室機能が役立つシーン
待機室機能はセキュリティ対策として有効なだけでなく、さまざまな場面での運営効率化にも活用できます。
オンラインレッスン・スクール
生徒が順番に入室するレッスン形式では、前の生徒のセッションが終わるまで次の生徒を待機室で待機させることができます。参加者が重複して入室するトラブルを防ぎやすくなります。
ビジネスミーティング・社外との会議
社外の参加者が含まれる会議では、入室前に参加者の身元を確認することでセキュリティを高められます。意図しない第三者の参加を防ぐうえで有効です。
ウェビナー・オンラインセミナー
セミナー開始前の準備時間を確保したい場合に活用できます。ホストの準備が整ったタイミングで参加者を一括入室させる使い方が一般的です。
コンサルティング・カウンセリング
1対1の予約制オンラインセッションでは、前のセッションが終わるまで次のお客さまを待機室で待機させることで、スムーズな進行ができます。
待機室機能を有効化する方法
- Zoomウェビナーポータルにサインインする
- ナビゲーションメニューで「My Account」→「設定」を選択
- 「ミーティング」タブをクリックし、「セキュリティ」で「待機室」の切り替えボタンをクリックして有効化する
ミーティング開始後に有効にすることもできます。ミーティング画面上部の「セキュリティ」ボタンをクリックし、「待機室を有効にする」を選択してください。
待機中の参加者を確認・入室許可する方法
PCの場合
- ミーティング画面下部の「参加者」をクリック
- 待機中の参加者が「待機室」欄に一覧表示される
- 個別に入室させる場合：対象者の横の「許可する」をクリック
- 全員を一括入室させる場合：「全員の入室を許可する」をクリック
スマートフォンの場合
- 画面下部の「参加者」をタップ
- 「待機室」に表示されている参加者を確認する
- 対象者をタップし「入室を許可する」を選択
参加者が多い場合は「すべてを許可する」を使うと効率的です。ただし、不審な参加者がいないかを事前に確認してから一括許可することをおすすめします。
メッセージで参加者の本人確認をおこなう方法
待機室にいる参加者の表示名が不明な場合、ホストはメッセージを送信して名前の変更を依頼できます。参加者は通知を受け取り、入室前の画面で表示名を変更できる仕組みです。
PCの場合
- 「チャット」クリックし、「宛先：」の横にあるドロップダウンを選択
- 「待機室の参加者」をクリック
- メッセージを入力して送信
スマートフォンの場合
- 「チャット」クリックし、「送信先：」の横にあるドロップダウンを選択
- 「待機室の参加者」をクリック
- メッセージを入力して送信
メッセージを送る際は「お名前とご所属を表示名に記入してください」など、具体的に伝えると参加者が対応しやすくなります。事前の案内メールに「表示名はフルネームにしてください」と記載しておくと、確認の手間をさらに減らせます。
入退室通知（チャイム）の設定方法
参加者が待機室に入室したタイミングで通知音（チャイム）を受け取る設定です。別の作業をしている際でも参加者の入室を把握しやすくなります。
- Zoomウェビナーポータルにサインインする
- ナビゲーションメニューで「My Account」→「設定」を選択
- 「ミーティング」タブをクリックし、「ミーティング内（基本）」で「誰かが参加するときまたは退出するときにサウンドで通知する」の切り替えボタンをクリックして有効化する
参加者が少ない1対1のセッションでは通知音を有効にしておくと便利です。一方、参加者が多いウェビナーでは通知音が頻繁になるため、オフにしておくとミーティングの進行がスムーズになります。
ミーティング中に参加者を待機室に戻す方法
一度入室を許可した参加者を、ミーティング中に再度待機室に戻すこともできます。誤って入室を許可した場合や、プレゼンの準備が整うまで参加者に待機してもらいたい場合に活用できます。
PCの場合
- 「参加者」パネルを開く
- 対象の参加者にカーソルを合わせて「詳細」をクリック
- 「待機室に配置」を選択
スマートフォンの場合
- 「参加者」タブを開く
- 対象の参加者をタップ
- 「待機室に配置」を選択
参加者を待機室に送った際は、チャット等で理由を伝えるとトラブルを防ぎやすくなります。「準備ができましたら再度ご案内します」などのメッセージをあらかじめ用意しておくとスムーズです。
STORES 予約 のZoom連携でオンライン予約もかんたんに
予約から入室URLまで自動で完結
オンラインレッスンやコンサルティングなどでZoomを活用している場合、毎回のセッションごとにミーティングURLを発行してお客さまに案内する作業が発生します。 STORES 予約 のZoom連携機能を活用すると、予約が確定したタイミングでZoomのミーティングURLが自動発行され、予約者にメールで自動通知されます。
手作業での案内をなくし、運営を効率化
STORES 予約 を活用することで、予約受付・日程管理・入室URL案内をまとめて一元管理できます。手作業でのURL案内が不要になるため、セッション数が増えても運営の負担を抑えやすくなります。待機室機能と組み合わせることで、安全かつ効率的なオンラインセッションの運営が実現します。ぜひ活用を検討してみてください。
まとめ
Zoomの待機室機能を活用することで、ミーティングへの入室をホストがコントロールし、意図しない参加者の入室を防ぎやすくなります。以下のポイントを参考に設定を進めてみましょう。
- 待機室機能はすべてのZoomプランで無料で利用できる
- PC・スマートフォンの両方からかんたんに有効化できる
- ホストが参加者を個別または一括で入室許可できる
- メッセージ機能を使って入室前に参加者の本人確認ができる
- 入退室チャイムを設定することで、参加者の入室タイミングを把握しやすくなる
- ミーティング中でも参加者を待機室に戻すことができる
- STORES 予約 のZoom連携を活用することで、予約から入室URLの案内までを自動化できる
待機室機能をうまく活用することで、オンラインミーティングの安全性と運営効率をともに高められます。
