ポイント管理システムの自作方法！必要な機能や手順を解説

ポイントサービスは、さまざまな店舗で「お客さまのリピート促進」施策のひとつとして役立てられています。店舗でポイント付与サービスを始めるなら、ポイント管理システムを導入してデジタル管理するのがおすすめです。ポイント管理システムがあれば、ポイントの付与や利用時の減額などの管理がかんたんにできるだけでなく、顧客管理や販売促進にも役立ちます。

たとえば STORES ロイヤリティ を利用すれば、店舗で利用しているPOSレジと連携するだけでなく、STORES ネットショップ やShopifyでの購買情報も統合した顧客管理が可能となり、独自のポイントプログラムとそれに応じたアクションを起こすことが容易になります。

ポイント付与サービスを検討中の方の中には、店舗の業務フローに合うようにシステムを自作できないか考えている方もいるのではないでしょうか。
ここでは、ポイント管理システムのメリットや必要な機能、自作する手順などについて解説します。ポイントサービスの導入を検討している方は、ぜひ参考にしてください。

ポイント管理システムとは？

ポイント管理システムとは、企業がお客さまに提供するポイントサービスを円滑かつ効率的に運用するための仕組みです。

ポイントサービスを実施している店舗でお客さまが商品やサービスを購入・利用すると、あらかじめ設定された還元率に基づいてポイントが自動的に付与されます。貯まったポイントは、割引や景品などの特典と交換可能です。

以前は紙のポイントカードを発行してスタンプを押すといった方式が一般的でしたが、現在ではポイント管理システムを活用したデジタル管理が主流となっています。ポイント管理システムがあれば、お客さまごとのポイント残高や有効期限を正確に管理可能です。また、お客さまの属性情報や購入履歴などのデータを蓄積、分析してマーケティングに役立てることもできます。

ポイント管理システムのメリットとは

ポイント管理システムを導入すると、おもに以下のようなメリットがあります。

• お客さまの属性情報を蓄積して分析し、販売戦略の立案に活かせる
• 販売促進や集客につなげられる
• 顧客ロイヤリティを高められる
• 顧客単価の向上が期待できる

ポイントサービスを利用するには、お客さまは会員登録が必要です。その際に、お客さまの氏名や住所、性別、年齢などの情報が得られます。また購買履歴も記録されるため、ターゲットに合った効果的な戦略の立案が可能です。

お客さまにとっては買うだけでポイントがもらえるお得感があるため、集客や販売促進につながります。「ポイントがつくなら多めに買っておこう」という意識が働くなど、顧客単価向上も期待できるでしょう。

利用頻度が高いほど還元率が上がるような仕組み作りをすれば、顧客ロイヤリティの向上にもつながります。

ポイント管理システム導入における注意点とは

ポイント管理システムを導入する際は、いくつか注意すべきポイントがあります。たとえば以下のような点が挙げられます。

• 自社に合ったシステムを導入する
• 現場スタッフの負担が増大しないよう注意する
• 必要な機能が搭載されているか確認する

システムの導入にあたっては、自社の販売形態や目的に合った内容にすることが欠かせません。また現場で対応するスタッフの負担にならないよう、分かりやすく操作性のよいシステムにする必要もあります。

自社に必要な機能が過不足なく搭載されていることも重要なポイントです。ポイント管理システムの機能については次で説明しますので、ぜひ参考にしてください。

事業会社が提供するシステムを導入する場合は、サポート体制が充実しているかどうかもしっかり確認しましょう。

ポイント管理システムに必要な機能

ポイント付与機能をはじめ、ポイント管理システムにはさまざまな機能が必要です。ここでは基本的に必要な機能について説明します。
システム導入にあたって、必要な機能がそろっているか確認する際の参考にしてください。

会員管理機能

ポイントサービスを利用するためには、会員登録が必要です。登録することで、個別のポイント履歴や残高が管理できるようになります。
企業側にとっては、会員管理機能によってお客さまの利用傾向などが把握でき、年齢や職業などターゲット別にマーケティング施策を立てやすくなります。

会員管理機能では、おもに以下のようなことが可能です。

• 新規会員登録
• IDの発行
• パスワードの設定
• 会員情報の編集

お客さまがパスワードを忘れたときに自分で再設定したり、住所や電話番号が変わったときに編集したりできる機能が備わっていることが一般的です。

販売促進機能

ポイント管理システムには、販売を促す機能が搭載されていることが一般的です。たとえば、以下のような機能が挙げられます。

• 獲得ポイントに応じてランクアップし、ランクごとに還元率を変える
• お客さまの誕生日に特別クーポンを配布する
• キャンペーン情報を通知する
• 会員管理機能により蓄積された情報をもとに、興味がありそうな商品やサービスの情報を通知する
• ポイントの有効期限を知らせる

上記のような機能により、お客さまの来店頻度を向上させたり購買意欲を喚起したりします。ターゲットの属性別に効果的な販促が実施できるため、売上の向上やリピーターの獲得にもつながるでしょう。

ポイント付与・利用機能

ポイント管理システムのメインともいえる重要な機能です。以下のような働きがあります。

• お客さまの購入金額やランクにあわせて自動的にポイントを付与する
• ポイント利用時に自動的に差し引き処理する
• ポイントの付与履歴や利用履歴が確認できる
• 購入した商品の返品があったときはポイントを自動で取り消せる

通常、外部サービスのポイント管理システムでは、付与条件や還元率は柔軟に設定・変更ができます。これまでの獲得ポイントごとにランクをつけ、同じ購入額でもランクが違うと還元率を異なるように設定も可能です。

履歴管理・分析機能

ポイント管理システムには、お客さまの購買履歴やポイント利用履歴などの重要なデータを分析する機能もあることが望ましいです。データを分析すれば、お客さまの属性ごとに売れ筋商品や人気商品の把握ができます。反対に、あまり需要のない商品も分かるでしょう。

人気商品を集客の目玉商品にしたり、ターゲット別に宣伝する商品を変えたりと、効果的なマーケティング戦略が打てるようになります。勘や経験に頼ったものではなく、データに基づく判断が可能になる点が大きな利点です。

外部システムとの連携機能

POS（販売時点情報管理）システムやCRM（顧客関係管理）・MA（マーケティングオートメーション）などの業務システムを活用している企業や店舗は多いでしょう。これらの外部システムとスムーズに連携できる機能も、ポイント管理システムには必要です。

連携できれば、社内で販売データが重複することはなく、一元的に管理できるようになります。重複したデータを確認する作業が発生せず、業務効率が向上するでしょう。

また、社内独自のポイントを付与する場合、ポイント交換システムと連携できると、お客さまは貯めたポイントをほかでも利用できるようになります。利便性が上がるため、集客力の向上につながるでしょう。

ポイント管理システムを自作する手順

ポイント管理システムの導入には、外部サービスをそのまま利用する方法のほか、外部サービスをセミオーダーしてカスタマイズする方法、自作する方法の3つがあります。

ここでは、ポイント管理システムの基本的な作り方について解説します。

1. 要件定義

システム開発にあたってもっとも重要な工程のひとつが要件定義です。要件定義では、以下を明確にする必要があります。

• ポイント管理システムに求める機能
• 運用の主目的
• 対象となるお客さま
• ポイント付与や利用の基本内容・ルール

また、セキュリティや個人情報の取り扱いに関する要件もこの段階で検討しましょう。
要件定義があやふやだったり誤っていたりすると、設計や開発でブレが生じ、あとで大幅な修正が必要になる事態になりかねません。細かなことまでしっかり決めておきましょう。

2. システム設計

要件定義が固まったら、実際の機能や画面構成、データベース構造などの設計をおこないましょう。ユーザーの使いやすさを意識したインターフェースの設計も重要です。また、ポイントの有効期限や付与の計算方法など詳細な仕様についても詰めておく必要があります。

自社でシステムを開発できるリソースがない場合は、ポイント管理システムのメーカーに依頼をしましょう。複数の会社に相談し、要件定義にマッチするシステムの開発が可能なところを選ぶことが大切です。

3. 運用設計

運用設計では、システムを実際に稼働させる際の具体的な運用方法を決めていきます。たとえば、以下のような内容です。

• 新規会員登録はどのような手順でおこなうか
• 問い合わせはどこで受け付けるか
• エラー発生時は誰がどのように対応するか

メーカーに依頼した場合は、担当者とよく話し合いながら設計をおこない、必要な機能を追加したり削除したりすることが必要です。事前に運用設計をしておくことで、導入後に現場で混乱が起こるリスクを回避できます。

4. システム間の連携構築

ポイント管理システムは、単体ではなくPOSシステムやCRMなどの外部サービスと連携させたほうが、より効果的に機能します。そこで、ポイント管理システムがある程度できあがったら、外部システムとのデータのやり取りの方法を設計し、実装しましょう。

たとえば、購入情報をPOSシステムから受け取り、自動的にポイントを加算する仕組みなどです。連携の精度が低いと、エラーが発生してお客さまの信頼を損ねるリスクがあるため、注意しましょう。

メーカーに依頼した場合は別途費用が発生することが多いため、先に確認しておく必要があります。

5. 保守・運用

ポイント管理システムは、完成したらそれで終わりではありません。完成後は運用を開始し、適切に管理・保守することが重要です。

不具合やトラブルが発生した際に迅速に対応できるよう、体制を整えましょう。担当者を明確にし、マニュアルを整備しておく必要があります。データのバックアップやセキュリティ対策もしっかりおこなうことが大切です。

メーカーに依頼した場合は、トラブル発生時はサポート窓口をおおいに活用し、解決を図りましょう。

ポイント管理システムはExcelでも作れる？

顧客情報や商談履歴といった重要なデータを管理するために、Excelテンプレートなどをアレンジして使っている会社や店舗も多いでしょう。中には、ポイント管理システムもExcelで作成できないかと考えている方もいるのではないでしょうか。

Excelで作成できれば、ほぼ無料でポイント管理ができます。とはいえ、不可能ではないものの、かなり難しいのが実情です。Excelに大量のデータを処理させると速度が落ちます。また、複数人での共有利用にも向いていません。そのため、自作してもうまく働かなかったり、シンプルな機能しか搭載できなかったりするおそれがあります。

Excelで作るより、ポイント管理システムを導入したほうがよいでしょう。

自作するか既製システムを使うか、どっちがいい？

ポイント管理システムの自作にも外部サービスが提供する既製システムの利用にも、それぞれ以下のようなメリット・デメリットがあります。

予算や導入スピード、カスタマイズの必要性などを考慮し、どちらにするかを判断しましょう。

ポイント管理システムを導入するなら「STORES ロイヤリティ」がおすすめ！

ポイント管理システムの導入を検討しているなら、STORES 株式会社 が提供する STORES ロイヤリティ がおすすめです。STORES ロイヤリティ では、以下のような機能が利用できます。

• 実店舗・ネットショップの顧客情報を一元管理
• 集客施策の実施やデータ分析
• 外部サービスと連携
• STORES ブランドアプリ を使って、スマホアプリとしてポイントをデジタル管理

紙やプラスチック製のポイントカードでは、お客さまが忘れるケースがあります。また、枚数が増えることを避け、カードを作らないお客さまもいるでしょう。多くの人が常に持ち歩くスマートフォンにインストールするアプリであれば、忘れることがありません。

実店舗とネットショップを運営している場合、顧客情報やポイント情報をどちらも一元的に管理でき、収集したデータを分析する機能も搭載しています。

属性や購買情報にあわせてお得な情報をプッシュ通知したりクーポンを発行したりできるのも、STORES ブランドアプリ の魅力の一つです。パーソナライズされたマーケティング施策が打てるため、売上向上などの効果も期待できるでしょう。

導入前から導入後まで専任スタッフがいるためトラブル時もサポートを受けられ、スムーズに安心して運用できるでしょう。

ご興味がある方は、ぜひ資料をご請求ください。

まとめ

ポイント管理システムを導入すると、スムーズにポイントサービスが管理できるだけでなく、顧客管理や販売促進活動が可能になります。得られたデータや分析結果を活用してマーケティングに活かすこともできるでしょう。
自作する場合は、専門知識のある人材が必要になり、運用までに長い時間がかかります。外部サービスが提供する既製システムであれば、短期間で導入できます。

STORES ブランドアプリ なら、プッシュ通知でキャンペーンをお知らせしたりクーポンを配布したりできるなど、アプリのメリットを活かした販売促進活動が可能です。導入から運用後まで丁寧なサポートをおこなっておりますので、ぜひご相談ください。