ちとせ交友会

‍【概要】

導入サービス

• STORES 予約

導入の背景

• 予約受付が電話中心で、登園対応と重なる時間帯に業務負荷が集中していた
  
• 電話で聞いた内容を紙／Excelに転記する手間や、聞き間違い・書き間違いのリスクがあった
  
• 保護者は夜間にスマートフォンで園探しをする傾向があり、「夜でも予約できる導線」が必要だった
  

導入後の効果

• 電話での予約受付が減り、登園対応時間帯の業務負荷が軽減した
  
• 予約状況が「見える化」され、園内連携がスムーズになった
  
• 夜間（深夜1〜2時台など）や休日にも予約が入るようになり、予約数が増加した
  
• 園見学・地域向けイベント・子育て支援事業など、用途に合わせて柔軟に運用できるようになった

子どもだけでなく、保護者・職員・地域にとっても“ホーム”でありたい

―― まずは、ちとせ交友会について教えてください。

ちとせ交友会では、全国で70園の認可保育園および幼保連携型認定こども園、児童発達支援施設を運営しています。展開エリアは、岡山県をはじめ、関東（東京・神奈川・千葉・埼玉）、愛知、大阪、福岡といった地域です。

理念として「子どもだけでなく、保護者、職員、地域の方々を含めた“みんなにとってのホーム”でありたい」 という考え方を大切にしています。なので、地域交流の取り組みやイベントなどを年間を通して実施しているんです。

そうした理念のもと、保育の軸として大切にしているのが、「考えさせるを考える」という考え方です。子どもたちに一方的に答えを教えるのではなく、日々の遊びや生活の中で、自ら考え、感じ、選択する経験を積み重ねていくことを大事にしています。その保育の一環として、食育にも力を入れていて、食事の時間だけでなく、育てる・作る・関わるといった体験を通して、食への関心や人との関わり、生命への理解を育む取り組みを行っています。

電話受付は「登園対応」と重なり、転記作業も多い。現場負担が積み上がっていた

―― 予約システムの導入前は、予約受付はどのようにされていたのでしょうか？？

もともとは電話が中心でした。イベント予約の受付開始時間が登園時間と重なっていたこともあり、電話対応と登園してくる園児や保護者の対応とで現場はとても大変でした。

―― 電話受付だと、情報の記録も大変ですよね。

そうですね。保護者のお名前、お子さんのお名前など、電話で聞いた情報を紙やExcelに転記する必要があって、手間がかかっていました。
さらに、園見学は園長が主に対応するので、園長の予定確認も必要です。予定を共有して確認して……というやりとりがどうしても発生していました。

また、保育園探しをされている保護者は、日中は家事や子育てで忙しく、いろいろ落ち着いた夜にスマホなどで情報収集することが多いのかなと感じています。なので、電話の受付時間に縛られず、保護者のタイミングで予約できる形をつくりたかったんです。

短期間で立ち上げられ、権限管理・集計など園ごとに柔軟な設定が可能

―― ちとせ交友会さまは、立ち上げまでのスピードが1か月とかなり早かった印象です。

ホームページを見直すタイミングがあり、それに合わせてできるだけ早く予約受付も整えたいという話をしていました。当初は、ホームページ制作会社に予約システムの開発も依頼する予定でしたが、短くても3か月はかかると言われてしまったんです。

そこで、既存の予約システムを探し始めたところ、STORES 予約 は 「最短1週間後から導入できる」 ということだったので、そのスピード感が導入の決め手になりました。

―― ほかにも、導入の決め手になった点はありますか？

園見学だけでなく、イベントの予約受付も行いたいと考えていました。ただ、園によってイベント内容が異なります。
STORES 予約 は、用途に合わせて柔軟に予約ページを作れることが魅力でした。

また、本部としては、園が複数あるので権限管理の設定や園ごとの予約状況・統計を把握できる点も助かっています。

夜間の予約受付やSNSからのスムーズな予約導線ができ、申し込み数が増加

―― 導入後、予約の入り方に変化はありましたか？

深夜1時〜2時台に予約が入るようになりました。保護者が夜にスマホで調べて、そのまま申し込んでくださっているのだと思います。

また、各園が運営するInstagramのストーリーズなどから直接予約ページへ誘導することもできるようになりました。園の温かい雰囲気を伝え、そのまま予約へつなげるというスムーズな導線が、園見学の申し込み数の増加にもつながっています。

―― 現場の声としては、どんな反応がありましたか？

保護者と話す機会が多いスタッフからよく聞くのは 「電話より予約しやすくなった」「予約のハードルが下がった」 という声です。
ネット上で予約の空き状況が見える化されたことで、心理面でも行動面でも申し込みやすくなったのかなと感じています。

―― 予約ページの作成で工夫をされていると伺いました。

ふれあい広場では、通常1日5組までという利用制限がある中で、時間枠を1時間ごとに分ける運用に切り替えました。1組あたりの利用時間を柔軟に設定できるようにしたことで、「1時間だけ使いたい」といったニーズにも対応可能となり、結果として利用者数が大きく増加しました。より多くの家庭に広場を利用してもらえるようになったことで、園を知っていただく接点になり、実際に入園率も高くなりました。

イベント予約だけでなく、職業体験・ボランティアの受付にも広げたい

―― 今後、さらに活用したいことはありますか？

今後は、地域との接点づくりとして、小学生から高校生の職業体験・ボランティアの受け入れなどでも STORES 予約 を活用していきたいです。
これまでは電話受付だったので、来年度は予約導線を整えていきたいと思っています。

―― 最後に、同業の保育事業者の方へメッセージをお願いします。

園見学やイベント予約の業務効率化をする近道は、予約対応を電話だけに頼るのではなく、予約システムを使って、申し込みの流れをシンプルにすることだと実感しました。

受付窓口を一本化し、枠の開放タイミングや定員、入力項目を最小限に決めるだけでも、現場スタッフ・保護者の双方の負担がかなり減ります。

また、夜間に園探しをする保護者は多いです。オンラインで予約できるようにするだけで、申し込みのハードルも下がります。

まずは園見学やイベントなど、一つの用途から始めるだけでも十分です。予約システムは、現場をラクにしながら運営を整えるための“仕組み”として、前向きに検討できる選択肢だと思います。